Ein Devis für die Büroeinrichtung hat in der Schweiz eine vertraute Form: Positionen, Mengen, Einheitspreise, Total. Was darin fehlt, ist eine zweite Spalte, die Nutzungsdauer. Zwei Offerten für denselben Arbeitsplatz können sich im Total um einen Drittel unterscheiden und trotzdem über die Jahre gleich viel kosten, je nachdem, wie oft ersetzt, nachgestellt und unterhalten werden muss. Auf unserer Website gibt es dafür eine Seite, Gesamtbetriebskosten (TCO): Sie stellt zwei Produkte aus unserem Sortiment über einen gewählten Zeitraum nebeneinander und zeigt, was die zweite Spalte am Total ändert. Wer den Beitrag «Auf zehn Jahre gerechnet» gelesen hat, kennt das Argument; hier geht es um das Werkzeug, für den Bauherrn auf der einen und die Planerin auf der anderen Seite des Tisches.
Was der Rechner für den Bauherrn tut
Der Bauherr, ob KMU, Kanzlei oder Konzernstandort, vergleicht Offerten. Die Seite verschiebt den Vergleich vom Kaufpreis auf die Nutzung: Sie wählen ein Referenzprodukt und ein Produkt, das Sie prüfen möchten, geben Stückzahl, betroffene Mitarbeitende, Branche und den Zeitraum in Jahren ein und erhalten die Differenz, also was das geprüfte Produkt über die Jahre mehr kostet und was es mehr bringt. Preise und Produktdaten tippen Sie nicht ein; sie stammen aus dem Katalog und sind dieselben, die der Hersteller im Produktpass deklariert, den Sie auf jeder Artikelseite als PDF finden. Der Bauherr bekommt so eine Zahl, die er neben das Devis legen kann, ohne dem Lieferanten glauben zu müssen. Das ist in einem Markt, in dem Offerten gern nachverhandelt werden, kein kleiner Unterschied.
Was der Rechner für die Planerin tut
Für Innenarchitektinnen und Planer ist der heikle Moment nicht die Präsentation, sondern die Kostenrunde danach, wenn Positionen gestrichen oder ersetzt werden. Dort hilft die zweite Spalte: Ein Ersatz, der im Devis günstiger aussieht, lässt sich über denselben Zeitraum gegen das ursprünglich vorgesehene Produkt rechnen. Die Planerin kann den Unterschied in der Sprache des Bauherrn zeigen, in Kosten über die Nutzung, nicht in Argumenten über Gestaltung. Das Resultat ist nachvollziehbar, weil die Annahmen offen liegen und der Bauherr den Vergleich selbst wiederholen kann, mit denselben Feldern, am eigenen Bildschirm.
Ein Beispiel mit zwei Offerten
Nehmen wir eine Kanzlei mit zwanzig Arbeitsplätzen und einem Mietvertrag über zehn Jahre. Offerte A enthält ein Arbeitsplatzprogramm, das im Total deutlich tiefer liegt; Offerte B das Programm, das die Planerin vorgesehen hatte. Im Rechner wird A zur Referenz, B zum geprüften Produkt, Stückzahl zwanzig, zwanzig betroffene Mitarbeitende, Branche Beratung, Zeitraum zehn Jahre. Die Seite rechnet für beide, wie oft im Zeitraum ersetzt werden muss und was der Unterhalt kostet, und zeigt die Differenz über die zehn Jahre statt am Tag der Bestellung. Ob B am Ende vorne liegt, hängt von den deklarierten Nutzungsdauern ab, nicht von der Überzeugungskraft der Präsentation. Setzt man den Zeitraum auf fünf Jahre, kann das Resultat kippen, und genau das will man vor der Unterschrift wissen.
Die Ergebniszeilen, von oben nach unten
Zuoberst steht der Mehr- oder Minderbetrag über den gesamten Zeitraum, gerechnet aus Anschaffung, Ersatzbeschaffungen und Unterhalt, der gesicherte Teil. Darunter die zusätzlichen Nutzen nach Kategorien: Produktivität, Wohlbefinden, Prestige, Zertifizierungen, Anpassung, Absenzen. Dann die Rendite auf den Mehrpreis und der Break-even, also nach wie vielen Monaten die Differenz eingespielt ist; steht dort sofort, gibt es keinen Mehrpreis, der eingespielt werden müsste. Zuunterst das Urteil: Nettovorteil oder Nettonachteil, und wenn der Mehrpreis im gewählten Zeitraum nicht zurückkommt, steht das wörtlich da. Keine Zeile braucht eine Erklärung, die nicht auf der Seite selbst steht.
Warum Kosten und Nutzen getrennt bleiben
Die Kostenspalte beruht auf deklarierten Daten: Nutzungsdauer, Garantie, Unterhalt. Die Nutzenspalte ist eine Schätzung, und die Seite kennzeichnet sie so. Die drei Kennzahlen im Kopf der Seite sind Annahmen mit Quelle: eine vorsichtige Produktivitätsannahme, die sich auf den Job-Stress-Index stützt, nach dem Stress in Schweizer Betrieben 14,9 Prozent der Arbeitszeit kostet; eine Annahme für weniger Absenzen und Präsentismus; und eine Annahme zur Wirkung des Arbeitsumfelds auf die Bindung der Mitarbeitenden, gestützt auf eine internationale Arbeitsplatzstudie von Gensler. Beide Spalten werden nie zu einer Zahl addiert. Ein Bauherr, der nur mit den gesicherten Kosten entscheiden will, kann das tun. Eine Planerin, die den Nutzen zeigen will, findet ihn in einer eigenen Spalte, nie versteckt im Total.
Die zweite Spalte im eigenen Devis
Was Sie aus dem Resultat machen, ist einfach: Nehmen Sie die deklarierte Nutzungsdauer und die Garantiedauer als Positionen ins Devis auf, neben Menge und Einheitspreis, und verlangen Sie sie von jeder Offerte. Dann sind die Angebote vergleichbar, bevor der Rechner überhaupt gebraucht wird, und der Rechner prüft anschliessend, ob der Mehrpreis über Ihren Zeitraum hält. Er rechnet keine Umzüge, keine Entsorgung und keine Ausfallzeiten; solche Posten gehören ins Projekt, nicht in eine allgemeine Annahme. Eine Offerte von uns trägt danach dieselben zwei Zahlen im Kopf wie Ihr Devis, Nutzungsdauer und Garantie pro Position, damit der Bauherr sie neben dem Einheitspreis lesen kann. Was unter dem Strich steht, ist dann keine Behauptung des Lieferanten mehr, sondern eine Zeile, die Sie selber nachrechnen können.
Schnelle Antworten
Woher nimmt der TCO-Rechner die Produktdaten? Aus dem Katalogeintrag jedes Produkts: Nutzungsdauer, Garantie und Unterhaltsansatz, wie sie der Hersteller deklariert. Sie erfassen nur Stückzahl, betroffene Mitarbeitende, Branche und Zeitraum in Jahren. Es sind dieselben Angaben wie im Produktpass, der auf jeder Artikelseite als PDF bereitliegt.
Kann die Planerin das Resultat gegenüber dem Bauherrn verwenden? Ja, weil der Bauherr den Vergleich selbst wiederholen kann: gleiche Produkte, gleicher Zeitraum, gleiche Annahmen. Ein Ersatzvorschlag aus der Kostenrunde lässt sich über die Nutzung gegen das vorgesehene Produkt rechnen, statt nur über den Einheitspreis im Devis.
Werden Nutzen und Kosten zusammengezählt? Nein. Der Mehr- oder Minderbetrag aus Anschaffung, Ersatz und Unterhalt steht für sich; der geschätzte Nutzen mit seinen Quellen steht in einer eigenen Spalte. Wer nur mit gesicherten Kosten entscheiden will, kann die Nutzenspalte weglassen, ohne dass sich die Kostenzeile ändert.
Was heisst nicht innerhalb des Zeitraums zurückgeholt? Dass der Mehrpreis des geprüften Produkts über die gewählten Jahre nicht durch den geschätzten Nutzen hereinkommt. Bei kurzem Zeitraum, kleiner Stückzahl oder überwiegend gestalterischem Vorteil kann das Resultat gegen das teurere Produkt ausfallen, und dann steht es so auf der Seite.